AUXILIAR ADMINISTRATIU/VA - INTERMEDIA Perfil professional

Descripció General

L’Auxiliar administratiu/va és la figura professional que gestiona, organitza i realitza tasques administratives de suport i recolzament al departament on treballa, d'acord al procediment intern particular. La majoria de tasques es realitzen mitjançant programes informàtics de gestió per elaborar documents (factures, albarans, etc) o bases de dades, entre d'altres. L'auxiliar administratiu/va pot executar simultàniament funcions comptables, financeres i comercials i participar de noves funcions en la gestió de les dades.

Actualment la majoria de tasques es realitzen mitjançant programes informàtics de gestió, de manera que s’ha de tenir coneixement del funcionament d’aquestes aplicacions. Amb l’ús d’aquests programes, el temps de dedicació a l’elaboració de documents administratius (factures, albarans, pressupostos, assentaments, balanços, etc.) de bases de dades, d’impresos... s’ha optimitzat de manera que cada vegada es demanarà més que aquests/es professionals estiguin qualificats/des per a tractar les dades i remetre informes valoratius (de la situació econòmica de l’empresa, de la cartera de clients i proveïdors, etc.)     

És l'encarregat/da de:

  • L'arxiu, classificació i organització de la documentació.
  • L'elaboració i creació de documentació.
  • Gestionar les demandes d’informació.
  • La gestió d'aprovisionament de les existències.
  • Introducció de dades en aplicatius diversos.

Habitualment depèn d’un/a Cap d’Administració o bé directament del/la Cap de l’Empresa, depenent de la mida i l’estructura de personal de la pròpia empresa.

PRINCIPALS FUNCIONS DEL LLOC DE FEINA I TASQUES VINCULADES:

- Arxivar, classificar i organitzar la documentació:

  • Endreçar i classificar informàticament expedients i documentació
  • Classificar, registrar i arxivar  documents segons les tècniques apropiades i els paràmetres establerts per l’empresa
  • Classificar, escanejar, distribuir i arxivar el correu electrònic i la correspondència rebuda
  • Actualitzar l'agenda digital (entrevistes, reunions, esdeveniments corporatius, etc.)
  • Rebre, transmetre i controlar les entrades i sortides d'informació per mitjans telemàtics

- Elaboració i creació de documentació:

  • Elaborar fitxers informàtics relacionals que permetin el seu enllaç, consulta i recerca
  • Seleccionar i desenvolupar sistemes d'arxiu manuals i automatitzats d'acord amb els procediments establerts, optimitzant l'ús dels recursos en funció de les necessitats d'informació
  • Gestionar la informació en bases de dades informatitzades
  • Tramitar i realitzar la gestió administrativa en la presentació de documents en diferents organismes i administracions públiques en els termes i formes requerides

- Gestionar les demandes d’informació:

  • Atendre el telèfon, donant resposta a qüestions informatives, incidències i/o reclamacions de clients, proveïdors, etc.
  • Redactar i emetre documents, a través de correu electrònic i correu ordinari
  • Buscar informació a la xarxa per a donar resposta a demandes de tercers

- Gestió d'aprovisionament d'existències:

  • Realitzar el seguiment de les peticions de compres realitzades electrònicament
  • Administrar i gestionar l'aprovisionament d'existències
  • Registrar les entrades i sortides d'existències, mitjançant el suport informàtic o documental

 

Perfil formatiu i laboral

Per a treballar com Administratiu/va és imprescindible disposar d’algun títol de formació professional dins la família de gestió administrativa:

  • CFGM Gestió Administrativa  (es valorarà l’especialitat d’àmbit jurídic o sanitària depenent de la naturalesa de l’empresa).
  • CFGS Administració i Finances (es valorarà l’especialitat de gestor d’assegurances si l’empresa es dedica al sector).
  • CFGS Assistència a la Direcció

 Per a aquest lloc de feina es valorarà:

1) Disposar d’algun Certificat de Professionalitat (CP) de la família d’Administració i Gestió, tals com:

  • CP Activitats administratives en la relació amb el client (Nivell 2)
  • CP Activitats de gestió administrativa (Nivell 2)
  • CP Assistència documental i de gestió en despatxos i oficines (Nivell 3)
  • CP Finançament d'empreses (Nivell 3)
  • CP Gestió integrada de recursos humans (Nivell 3)
  • CP Assistència a la direcció (Nivell 3)

2) Haver realitzat cursos específics d'Ofimàtica (entorn Office) i programes de gestió de processos administratius.

3) Experiència en un lloc de treball similar (en moltes ocasions no sol ser imprescindible). L'experiència requerida pot variar segons el departament de l'empresa on treballi l'administratiu/va (compres, finances, recursos humans, servei al cliente, etc.)

4) Coneixements del sector al qual pertany l'empresa.

 

Què ofereix el mercat laboral?

  • TIPUS DE CONTRACTE: Habitualment es realitzen contractes inicials de 6 mesos amb possibilitat de pròrroga.
  • JORNADA: Generalment es realitza jornada completa de dilluns  a divendres, tot i que és freqüent trobar jornades parcials de 20h setmanals.
  • HORARI: Generalment es realitza jornada partida de matins i tardes, tot i que en algunes empreses ofereixen jornades intensives de matins o tardes.
  • MOBILITAT: Generalment no cal realitzar desplaçaments dins la jornada de treball.