AUXILIAR ADMINISTRATIU/VA-IRES Perfil professional

Descripció General

L’Auxiliar administratiu/va és la figura professional que gestiona, organitza i realitza tasques administratives de suport i recolzament al departament on treballa, d'acord al procediment intern particular. 

La majoria de tasques es realitzen mitjançant programes informàtics de gestió, de manera que s’ha de tenir coneixement del funcionament d’aquestes aplicacions. Amb l’ús d’aquests programes el temps de dedicació a l’elaboració de documents administratius de bases de dades, d’impresos... s’ha optimitzat de manera que cada vegada es demanarà més que aquests/es professionals estiguin qualificats/des per a tractar les dades i remetre informes valoratius.

Aquest lloc de feina depèn directament de la Coordinadora de Projectes.

PRINCIPALS FUNCIONS DEL LLOC DE FEINA I TASQUES VINCULADES:

- Arxivar, classificar i organitzar la documentació:

  • Endreçar i classificar informàticament expedients i documentació.
  • Classificar, registrar i arxivar  documents segons les tècniques apropiades i els paràmetres establerts per l’empresa.
  • Classificar, escanejar, distribuir i arxivar el correu electrònic i la correspondència rebuda.
  • Actualitzar l'agenda digital (entrevistes, reunions, esdeveniments corporatius, etc.).
  • Rebre, transmetre i controlar les entrades i sortides d'informació per mitjans telemàtics.

- Elaboració i creació de documentació:

  • Elaborar fitxers informàtics relacionals que permetin el seu enllaç, consulta i recerca.
  • Seleccionar i desenvolupar sistemes d'arxiu manuals i automatitzats d'acord amb els procediments establerts, optimitzant l'ús dels recursos en funció de les necessitats d'informació.
  • Gestionar la informació en bases de dades informatitzades.
  • Tramitar i realitzar la gestió administrativa en la presentació de documents en diferents organismes i administracions públiques en els termes i formes requerides.

- Gestionar les demandes d’informació:

  • Atendre el telèfon, donant resposta a qüestions informatives, incidències i/o reclamacions de clients, proveïdors, etc.
  • Redactar i emetre documents, a través de correu electrònic i correu ordinari.
  • Buscar informació a la xarxa per a donar resposta a demandes de tercers.

Per treballar com a Auxiliar administratiu/va (en funció de l'àrea o departament al que dóna suport) és necessari disposar de les següents competències:

Competències Tècniques:

  • Conèixer els programes de gestió documental més habituals (CRM, Sharepoint, Google, etc.).
  • Conèixer l’ús del teclat (mecanografia).
  • Saber utilitzar les eines i maquinària habitual d’oficina (centraleta telefonia, fax, impressora, fotocopiadora, escàner, etc.

Competències Bàsiques:

  • Català, nivell alt de comprensió, expressió oral, i lectoescriptura.
  • Castellà, nivell alt de comprensió, expressió oral i lectoescriptura.
  • Càlcul funcional, domini de les operacions bàsiques: sumar, restar, multiplicar i dividir.
  • Coneixements ofimàtics, nivell avançat d’eines informàtiques (Word, Excel i Power Point).

Competències Transversals:

  • Autonomia, per poder desenvolupar la seva feina seguint directrius inicials però no constants. 
  • Treball en equip, ja que ha d’integrar-se, col·laborar i coordinar-se de forma activa en un grup de treball ja  establert per tal d’assolir els objectius comuns necessaris per a un bon treball administratiu.
  • Planificació i organització, ja que moltes de les tasques de gestió administrativa estan subjectes a l´acompliment de terminis (nomines, venciments, tributs, etc.) que el/la professional ha de tenir previstos per assegurar-ne l’acompliment.
  • Capacitat d’aprenentatge, ja que és un perfil que constantment s’ha d’anar actualitzant a les necessitats de l’empresa i sovint a l’evolució tecnològica.
  • Flexibilitat, per tal d’adaptar-se a l’entitat, a les seves especificitats i als seus canvis, i al seu estil d’intervenció/treball en equip.

Perfil formatiu i laboral

Per a treballar com Administratiu/va és imprescindible disposar d’algun títol de formació professional dins la família de gestió administrativa:

  • CFGM Gestió Administrativa  (es valorarà l’especialitat d’àmbit jurídic o sanitària depenent de la naturalesa de l’empresa).
  • CFGS Administració i Finances (es valorarà l’especialitat de gestor d’assegurances si l’empresa es dedica al sector).
  • CFGS Assistència a la Direcció.

 Per a aquest lloc de feina es valorarà:

1) Disposar d’algun Certificat de Professionalitat (CP) de la família d’Administració i Gestió, tals com:

  • CP Activitats administratives en la relació amb el client (Nivell 2).
  • CP Activitats de gestió administrativa (Nivell 2).
  • CP Assistència documental i de gestió en despatxos i oficines (Nivell 3).
  • CP Finançament d'empreses (Nivell 3).
  • CP Gestió integrada de recursos humans (Nivell 3).
  • CP Assistència a la direcció (Nivell 3).

2) Haver realitzat cursos específics d'Ofimàtica (entorn Office) i programes de gestió de processos administratius.

3) Experiència en un lloc de treball similar (en moltes ocasions no sol ser imprescindible). L'experiència requerida pot variar segons el departament de l'empresa on treballi l'administratiu/va (compres, finances, recursos humans, servei al client, etc.)

4) Coneixements del sector al qual pertany l'empresa.

 

Es requereix experiència al menys de 2 anys desenvolupant tasques administratives. No és imprescindible que sigui en entitats del tercer sector però si que és molt valorable.

 

Què ofereix el mercat laboral?

OFERIM:

Formar part d’un equip multidisciplinar dins d’una entitat on el focus està centrat en l’atenció integral a les famílies.

Som una entitat que vetlla perquè tots/es els/les seus/ves professionals estiguin a gust en el seu lloc de feina, se sentin motivats/des, escoltats/des i respectats/des.

Oferim flexibilitat horària i facilitem la conciliació professional i personal, així com mobilitat i creixement personal i professional dins l’entitat. Vetllem perquè els/les nostres professionals puguin tenir una carrera a la Fundació.

Condicions laborals:

  • TIPUS DE CONTRACTE: Interinatge d'entre 4 i 6 mesos de durada.
  • JORNADA: 38h setmanals.
  • HORARI: De dilluns a divendres en horari de matí i una o dues tardes. L’horari es concreta amb la Coordinadora.
  • SOU: 1026,10€ brut mes per 14 pagues (salari corresponent a 38h setmanals).
  • MOBILITAT:Poden haver-hi desplaçaments dins la jornada laboral per anar a les diferents seus de treball. S’ha de tenir en compte que per la crisi sanitària de la Covid-19 hi haurà feina que es realitzarà en modalitat de teletreball i altra presencial.